La complejidad en las organizaciones

Un problema creciente

La mayoría de las organizaciones se están volviendo cada vez mas complejas. Muchos ejecutivos y empleados se quejan del creciente costo de la complejidad en términos del deterioro de la productividad de los negocios y de la sobrecarga para los empleados.

“El nivel de complejidad en la mayoría de las organizaciones de hoy en día es abrumador y cada vez empeora más. Hay tantas opciones, tanta gente involucrada, tantos procesos e información qué analizar, que es imposible llevar a cabo nada y esto es fatal en el mundo interconectado de hoy en día” escribió Ron Ashkenas en su libro Simply effective.(1)

El Boston Consulting Group desarrolló un estudio para monitorear la complejidad en mas de 100 compañías y encontró que en los últimos 15 años la cantidad de procedimientos, niveles verticales, estructuras de interfase, organismos de coordinación y niveles de aprobación necesarios aumentó de 50% a 350% (2)

Deloitte University Press realizó en el año 2014 el estudio “Global human capital trends” (3), una investigación entre 2532 empresas en 94 países para entender las tendencias y sus prioridades, así como el nivel que tenían los ejecutivos y profesionales de Gestión Humana alrededor del mundo para hacerles frente. Una de las tendencias que identificaron como “El empleado abrumado” fue calificada por el 65% de los encuestados como “Urgente” o “Importante”.

Los ejecutivos alrededor del mundo reconocieron la necesidad urgente de enfrentar este desafío, pero más de la mitad de los encuestados dijeron que sus organizaciones no están haciendo lo suficiente para ayudar a los trabajadores a enfrentar la sobrecarga de información y el ambiente de trabajo tan demandante de hoy. Concluyeron que la capacidad de las organizaciones para gestionar este problema no está a la altura del sentido de urgencia que ellos perciben.

En una gran cantidad de empresas, se dedica más energía en luchar contra la complejidad que en lograr resultados sobresalientes. Los nuevos retos de negocio, el entorno competitivo cada vez más complejo, la globalización, las nuevas tecnologías y la sobrecarga de información, hacen que se incremente el número y la velocidad de sus actividades, se eleven las metas de desempeño, se acorten los ciclos de innovación, se introduzcan nuevas tecnologías y sistemas de gestión. Esto ha hecho que las compañías comiencen a sufrir de sobrecarga crónica, sean cada vez más pesadas, más difíciles de gestionar y les cueste más trabajo lograr desempeños superiores.

Aunque los Gerentes no tienen control sobre las tendencias del entorno, las mayores fuentes de complejidad provienen del interior de las organizaciones. Mientras algunas compañías responden a estos retos desarrollando estrategias, procesos, sistemas de gestión y estructuras organizacionales más complejas, otras pueden responder con enfoques menos complejos. Esto explica por qué dos empresas que tienen los mismos factores de complejidad externa pueden tener diferente grado de complejidad interna. (5)

Otra implicación negativa de la complejidad es el efecto sobre los empleados. La creciente sobrecarga de información y la necesidad (y la posibilidad) de estar conectados 24 horas al día, 7 días a la semana los 365 días del año, hacen que los colaboradores se sientan abrumados. El hecho de sentir que realizan actividades que no agregan valor, producto de estructuras y sistemas demasiado complejos hace que sientan que gran parte del trabajo no tiene sentido. (3)

Este es un problema serio que cada vez será más crítico. La generación de los Millenials valora más que las generaciones anteriores el equilibrio entre la vida personal y laboral, les importa más sentir que su contribución es valiosa para las compañías; y cada vez el porcentaje de este grupo de trabajadores será mayor en las empresas. Ellos estarán cada vez menos dispuestos a trabajar en organizaciones en las que los abrume la complejidad.

La complejidad creciente se ha convertido en la amenaza silenciosa de la rentabilidad de los negocios, de la salud mental de los empleados y de la tranquilidad de los directivos. (6). Es tiempo de darle a la búsqueda de la disminución de la complejidad una mayor importancia en las organizaciones; Los directivos necesitan ser capaces de entender las fuentes de complejidad y deben utilizar las herramientas correctas para resolver el problema. Pero ellos no están haciendo lo suficiente para combatirlo. Pareciera que el reto que implica identificar y eliminar la complejidad hace que este asunto pase a la bandeja de “temas muy difíciles” y se quede allí esperando que algún día se pueda gestionar. (5)